Ahora que has configurado los datos y parámetros empecemos a usar ThinkingRock para guardar tus tareas, revisarlas y realizarlas. 

El proceso correspondiente en ThinkingRock es Recopilar Ideas, Procesarlas decidir qué representan las ideas), Revisar Acciones y Revisar Proyectos. Cuando tu acción esté hecha márcala en la pantalla Revisar Acción o Revisar Proyecto. El informe te permite llevarte ontigo las acciones o revisarlas en papel si lo prefieres.

Recopilar Ideas

Lo primero que necesitas es vaciar todas las ideas de tu mente y todas las cosas pendientes de las distinas bandejas de entrada en ThinkingRock. Esto se hace usando la pantalla Recopilar Ideas. La primera vez posíblemente introduzcas muchísimas ideas: lo que tienes entre manos en este momento, todos tus sueños o aquello que deseas hacer algún día.

Tendrás que usar la pantalla habitualmente para asegurarte de lo siguiente:

• todo entra en tu sistema de confianza con el que, en su momento, todo será tratado;
• tu cerebro y memoria son libres para ser creativos y productivos.

Si se te ocurre una idea mientras estas usando otra pantalla de ThinkingRock usa la tecla F6 para introducirla rápidamente.

Procesar Ideas

La recopilación de Ideas a través de la pantalla Recopilar Ideas es como una bandeja de entrada. Sabes que tienes que vaciar esa bandeja de entrada completamente decidiendo qué es lo que representa cada idea.

Las Ideas se muestran una a una en el mismo orden en el que se introdujeron para asegurar que no se deja nada sin tratar. Un contador indica cuantas ideas necesitan ser procesadas todavía. Esta pantalla es donde decides qué hacer con una idea. Primero la opción es "¿Es esta idea realizable (acciones) o no (ítems)?". Tienes que decidir si la idea está relacionada con:

• algo que necesita hacerse (Acciones) - realizable;
• cosas que nunca harás, también podrías borrarla - no realizable;
• cosas que podrías hacer un día (Ítems Algún día/Quizás) - no realizable;
• iinformación (Ítems Referencia) - no realizable.

Las Acciones consisten en cosas que:

• puedes delegar (Acciones Delegadas);
• tienes que hacer en cierta fecha (Acciones Planificadas);
• tienen que hacerse tan pronto como sea posible o con una Fecha Tope (Acciones Hacer YA).

Cuando una idea requiere más de una acción física para completarse necesitarás un Proyecto. Esto te permite agrupar Acciones y realizarlas en la secuencia adecuada. Cuando revises tus proyectos serás capaz de planificarlas y organizarlas. ThinkingRock creará el proyecto cuando marces la casilla "Crear un nuevo proyecto" y le añadirá la acción.

Si una idea está relacionada con un proyecto o subproyecto existente puedes añadirle la nueva acción.

Procesar cualquier idea debería llevar unos pocos segundos: sólo estás decidiendo qué debería hacerse con la idea, no la estás ejecutando (a menos que suponga menos de dos minutos - ver GTD, en cuyo caso puedes marcarla como Hecha). Una vez se ha procesado una idea ya no aparecerá nunca más en las pantallas Recopilar Ideas o Procesar Ideas.

Organizar, Revisar y Hacero

Una vez has introducido el total de tus tareas puedes usar la pantalla Revisar Acciones con todos sus filtros para planificar tu día y para realizar las acciones de tu lista de acuerdo con tu Contexto (donde estás), el conjunto de prioridades, la energía y el tiempo que tienes disponible.

Deberías revisar tus datos periódicamente: diariamente para acciones y proyectos, semanalmente para los ítems Algún día/Quizás.

La pantalla Revisar Proyectos es donde realizas y revisar la planificación de tus proyectos, añades acciones, las mueves, crear subproyectos (sin límite de profundidad).

Para la navegación y detalle de otras posibles transacciones (convertir a proyecto, reprocesar, copiar y pegas, etc.) por favor busca en la ayuda sobre pantallas.

Informes

ThinkingRock dispone de muchos informes para que puedas llevar contigo tus listas de acciones y proyectos. También hay un formato pocketmod. El informe más sencillo es probablemente la función Imprimir Pantalla (el botón más a la derecha de la pantalla Revisar Acciones): imprime la lista de acciones mostradas en tu Pestaña Revisar Acciones.

Notas Finales

Cuando empiezas a usar ThinkingRock los pasos necesarios para llegar de una idea a una acción de tu lista "acciones para Hacer YA" podría parecer exagerados pero esta herramienta está diseñada para fomentar un pensamiento claro. Ir periódicamente a la pantalla Recopilar Ideas te alienta a introducir todas tus otras ideas cada vez y no sólo la acción que te viene a la mente.

De igual forma cuando planificas tus proyectos te recomendamos que introduzcas el Propósito del proyecto, la Visión de los resultados, la Tormenta de Ideas y su Organización. Esta información te ayudará a ser más efectivo, estar más motivado, claro, productivo y ser más innovador. Tener claro el porqué estás haciendo un proyecto y qué esperas conseguir es la mejor forma conseguir que sea un desafío exitoso y agradable.